在外公館でできる証明書手続き｜在留証明・サイン証明の実務

海外に住むと印鑑登録も印鑑証明もできなくなる

印鑑登録は、日本国内の市区町村が住民基本台帳に基づいて行う制度です。海外へ転出届を出すと住民票が除票され、その市区町村での印鑑登録も同時に失効します。つまり、海外に生活の本拠を移した時点で、それまで使っていた実印と印鑑証明書の組み合わせは使えなくなります。日本国内に住む家族であれば当たり前に使える印鑑証明書が、海外在住というだけで手に入らなくなる点は、実際に手続きが必要になるまで気づきにくい落とし穴です。転出届を出さずに住民票を残したまま海外に出ている場合は印鑑登録がそのまま有効なこともありますが、長期の海外赴任・移住で住民票を除票している場合は、この記事で扱う代替の証明を早めに確認しておく必要があります。

相続・不動産・銀行の手続きで証明を求められて困る

この壁に最初にぶつかりやすいのが、親の相続で遺産分割協議書に実印を押し、印鑑証明書を添付するよう求められる場面です。同じように、親名義の不動産を売却する登記手続きや、金融機関での口座解約・大口の払い戻しでも、本人確認の重みとして印鑑証明書相当の書類を求められることがあります。海外在住であることを理由に手続きを断られるわけではありませんが、代わりに何を提出すればよいかを知らないまま窓口や司法書士とのやり取りで足止めされるケースは少なくありません。とくに相続では、他の相続人が国内在住で先に手続きを進めようとしているのに、海外側だけ書類の準備が遅れて協議全体が止まってしまう、という事態も起こりがちです。委任状で代理人に手続きを任せる場合でも、委任状自体に印鑑証明書に相当する証明を添えるよう求められることが多く、海外在住家族の委任状ガイドで扱っている代理の話とあわせて、まずこの証明をどこで取るかを知っておく必要があります。

在留証明で住民票の代わりを揃える

在留証明は、日本国籍を持ち海外に生活の本拠を置いている人について、居住国を管轄する在外公館がその住所を証明する書類です。対象になるのは、海外に住民登録がない状態で実際に3か月以上住んでいる、またはその予定がある日本国籍者です。申請書式には2種類あり、形式1は申請時点の現在の住所のみを証明するもの、形式2は現在の住所に加えて過去の住所や同居している家族についても証明するものです。不動産登記のように現在の住所だけで足りる場面では形式1、相続手続きのように過去の居住歴や同居関係まで示す必要がある場面では形式2を求められることがあるため、どちらを取ればよいかは提出先に事前に確認するのが確実です。なお、日本国内の市区町村が発行する「不在住証明書」（申請時点でその市区町村に住民票が存在しないことを証明する書類）は、在外公館が発行する在留証明とはまったく別の書類です。相続登記で登記簿上の住所と死亡時の住所が異なる場合などに、国内の市区町村窓口で取得する書類であり、海外在住者の現在の住所を証明する在留証明と混同しないよう注意が必要です。

2025年5月27日から、証明のオンライン申請を導入している在外公館（イランとロシアにある公館を除く）では、在留届をオンラインシステム(ORRネット)で提出している人がオンラインで申請すると、電子的に発給する在留証明(e-証明書)をオンラインで受け取れるようになりました。窓口へ出向かずに済む仕組みですが、e-証明書を受け付けない提出先もあるため、利用できるかどうかは事前に確認してください。また、多くの証明書と同様に、提出先によっては発行から一定期間内のものを求められることがあるため、取得後は早めに提出先へ送るという段取りを組んでおくと安心です。

署名証明で印鑑証明の代わりを揃える

署名（サイン）証明は、申請者の署名（および拇印）が本人のものであることを、領事の面前で確認したうえで証明する書類で、日本国内の印鑑証明書に代わるものとして使われます。こちらにも2つの形式があります。形式1は、日本から送られてきた遺産分割協議書や委任状などの私文書に、申請者が領事の面前でサインし、在外公館発行の証明書と綴り合わせて割印する方式です。形式2は、綴り合わせる私文書を伴わず、申請者の署名そのものを単独で証明する方式です。相続登記のように「この書類に書かれたサインは本人のものだ」という一体性を示す必要がある場面では形式1が、委任状のように署名単体の証明で足りる場面では形式2が使われる傾向がありますが、どちらの形式が必要かは提出先の意向次第のため、事前確認を省略しないことが重要です。一時帰国のタイミングがあれば、日本国内の公証役場でも同種のサイン証明(公証人による認証)を受けられます。海外の公館へ出向く時間を作りにくい場合の選択肢として、後述する領事出張サービスとあわせて覚えておくとよいでしょう。

在留証明の申請先と書類

在留証明を出せるのは、住所地を管轄する日本大使館・総領事館だけです。外務省本省（東京・大阪分室）は在留証明の申請を受け付けていないため、一時帰国のついでに日本で取ることはできません。申請できるのは日本国籍の人（二重国籍を含む）で、現地に3か月以上住んでいるか今後3か月以上住む見込みがあり、原則として日本に住民登録がないことが条件です。外務省は、本人が出向く形を原則にしている理由として、申請の意思と提出先の確認に加えて、本人の生存確認を挙げています。

公館によっては、申請書の様式や写真付き身分証の種類など、これ以外の書類を指定しています。訪問前に管轄公館のホームページで最新の一覧を見ておくと、出直しを避けられます。電子戸籍パスはマイナポータルなら無料、市町村の窓口では有料で取得でき、公館の窓口では番号を書いた紙（手書きでも可）を出します。

署名証明の持ち物は、旅券などの本人確認書類と、形式1なら日本から届いた署名すべき書類です。書類にはサインをしないまま持っていきます。先にサインしてしまった書類は、その署名を抹消したうえで、領事の前で余白に署名し直すことになります。

提出先によっては、在留証明の代わりに戸籍の附票や住民票の除票で足りることもあります。住民票の代わりにどの書類を出せるか、委任状とどう組み合わせるかは、海外在住家族の委任状ガイドで場面別に整理しています。

申請方法と受け取り

申請の方法は窓口・郵便・オンラインの3つで、在留証明と署名証明では使える方法が違います。署名証明は領事の面前での署名そのものが証明の中身なので、どの方法を選んでも本人が窓口へ出向くことになります。

オンライン申請を使えるのは、在留届をORRネット（オンライン在留届）で出している人だけです。紙の在留届を公館の窓口で出した人や、失効したパスポートの番号で在留届を出した人は、証明のオンライン申請ができません。イランとロシアにある公館は、手数料のオンライン決済に対応していません。

e-証明書で受け取るには、ORRネットから申請する、手数料をクレジットカードで払う、戸籍謄本の原本が要る証明では電子戸籍パスを入力する、という3つの条件があります。e-証明書の対象になる証明の種類は公館ごとに違います。日本年金機構は、在留証明のe-証明書がロシアとイランの公館を除くすべての在外公館で取れると案内していますが、提出先によってはe-証明書やそれを印刷したものを受け付けず、紙の証明書を求めることがあります。申請する前に、提出先にe-証明書で足りるかを確かめてください。

発行までの日数は決まっていません。外務省は、発給までの日数や開館日・受付時間は現地の事情や業務量で異なるとしているため、即日交付か後日交付かは管轄公館のホームページか電話で確認します。相続登記や現況届の期限が迫っているときは、日本への郵送にかかる日数も足して逆算しておくと安全です。

国別の手数料額

円に換算した手数料の範囲は政令で決まっていて、在留証明は1件1,100円以上1,300円以下、署名証明（官公署に関するもの以外）は1,600円以上1,800円以下です。実際に払う額は、国ごとに現地通貨で外務省令が定めています。窓口では現金（現地通貨）で払い、オンライン申請ならクレジットカードでも払えます。

日本の公的年金や恩給などを受け取るために必要な在留証明は、手数料がかかりません。政令は、国民年金・厚生年金保険・恩給・労災保険の年金などの受給に必要な場合は手数料を徴収しないと定めています。現況届に添える在留証明を申請するときは、年金の手続きに使うことを伝え、現況届や年金証書を見せます。

省令の額は為替の動きに合わせて改正されます。表は2026年10月時点の額なので、訪問の前に管轄公館のホームページで現在の額を確かめてください。

出生・婚姻・警察証明など、その他の証明にも触れておく

在外公館では、在留証明・署名証明のほかにも、出生や婚姻に関する証明、警察証明（日本国内の犯罪経歴に関する証明書の取次ぎ）といった手続きを取り扱っています。これらは相続や介護の場面で直接必要になる頻度は在留証明・署名証明ほど高くありませんが、婚姻要件具備証明書が国際結婚の手続きで、警察証明が現地でのビザ申請等で必要になることがあります。相続の場面でも、親の相続人の中に外国籍の配偶者や子がいる場合、その人の身分関係を示す書類として婚姻証明・出生証明の提出を求められることがあり、まったく無関係というわけではありません。海外での国際結婚や出生の届出をまだ済ませていない場合は、こうした証明の取得と並行して届出の要否も確認しておくと、後になって書類が足りず慌てる事態を避けられます。介護・相続の実務では在留証明・署名証明の2つを押さえておけば大半の場面をカバーできますが、公館の窓口業務としてこうした証明も並行して扱っている点、そして書類ごとに取扱いの窓口(領事班)が分かれている場合がある点は知っておくとよいでしょう。

相続・不動産・後見・年金・銀行、場面ごとにどの証明が要るか整理する

親の遺産分割協議書に加わる場合は、協議書に実印の代わりとしてサインし、署名証明（多くは形式1）を綴り合わせて添付するのが一般的です。あわせて、相続人としての現在の住所を示すために在留証明も求められることが多く、司法書士から「サイン証明と在留証明の両方」を案内されるのはこのためです。相続した親名義の不動産を売却する場合も同様に、登記手続きで在留証明（住所証明）と署名証明（印鑑証明の代わり）の両方が必要になるのが一般的です。買主側の決済スケジュールが決まっている不動産取引では、証明書の取得に時間がかかることが取引全体の遅延につながりかねないため、司法書士に依頼する時点で「海外在住のため証明の取得に日数がかかる」ことを早めに伝えておくと調整してもらいやすくなります。成年後見の申立てでは、海外在住の親族が申立人や後見人候補者になる場合に、在留証明で居住実態を示すよう家庭裁判所から求められることがあります。申立て自体は海外在住であることを理由に断られるものではありませんが、後見人候補者事情説明書や親族の意見書など提出書類が多いため、在留証明の取得もそのうちの一つとして早めに動く必要があります。

年金の現況届では、海外在住の受給者が提出する届出に在留証明書の添付が必要とされており、提出期限は誕生月の末日です。添付する在留証明は、誕生月を含めて過去6か月以内に証明を受けたものが有効です。提出が遅れると年金の支払いが一時停止されることがあり、後から届出をすればさかのぼって支払われるとはいえ、生活費が絡む海外在住者にとっては避けたい事態です。日本年金機構は、在外公館が電子的に発給する在留証明（e-証明書）を、e-Gov経由でオンライン提出する現況届に添付する方法も案内しており、対応できる場合は窓口へ出向く回数を減らせます。銀行手続きについては、残高照会程度は比較的柔軟に応じる金融機関がある一方、口座解約や大口の払い戻しなど重要度の高い取引では署名証明や在留証明の提出、あるいは本人への電話確認を求める金融機関があります。対応は金融機関ごとに異なるため、まずは該当の金融機関に個別に問い合わせるところから始める必要があります。

予約・持ち物・本人出頭という3つの前提を確認する

在外公館での証明取得は、多くの公館で事前予約制になっています。持ち物としてはパスポート、居住を示す書類（公共料金の請求書や賃貸契約書など）、手数料分の現地通貨が基本ですが、公館ごとに求める書類が異なるため、訪問前に該当公館のウェブサイトで最新の案内を確認しておく必要があります。ここで見落とされやすいのが、署名証明は領事の面前でサインすることそのものが証明の本質であるため、原則として本人が公館へ出向く必要があり、郵便による申請や家族・代理人による申請は認められていないという点です。在留証明についても、原則は本人による申請が基本ですが、やむを得ない事情がある場合に委任状による代理申請が案内されている公館もあり、可否は個別に公館へ確認する必要があります。「委任状さえあれば全部代わりに取ってきてもらえる」という思い込みで動くと、現地に着いてから出直しになりかねません。公館へ向かう前に、家族間で「誰が」「いつまでに」「どの証明を」取るのかを共有メモにしておくと、遠く離れた場所にいる家族同士でも進捗を確認しやすくなります。

公館まで遠い場合は領事出張サービスや一時帰国も検討する

国土が広い国や、日本人が多く住む都市から公館が離れている国では、日帰りで公館を訪問すること自体が難しい場合があります。この場合の選択肢の一つが、在外公館が年に数回、日本人の多い地方都市へ出向いて証明業務やパスポート更新を受け付ける領事出張サービスです。開催地・日程・予約方法（メールのみで電話予約不可としている館が多い）は公館ごとに案内されるため、居住地を管轄する公館のウェブサイトや在留届で定期的に確認しておくとよいでしょう。もう一つの選択肢は、一時帰国のタイミングに合わせて日本国内の公証役場でサイン証明（公証人による認証）を受ける方法です。次の一時帰国まで日程に余裕がある場合や、公館訪問より国内の公証役場のほうが動きやすい場合はこちらも検討する価値があります。いずれの方法でも、証明を受けてから実際の手続きに使うまでに郵送日数がかかるため、在外邦人の帰国準備ガイドや親のお金と権限のガイドで扱っている全体のスケジュール感とあわせて、余裕を持って動く必要があります。手数料は現地通貨での支払いになるため、訪問前に当日のレートで概算額を確認し、小銭を含めて用意しておくと窓口でのやり取りがスムーズになります。相続手続き全体の初動整理は親が日本で死亡したときの手続きガイド、身元保証が絡む場面は身元保証人がいないときの備え、遠距離介護全体の進め方は遠距離介護のガイドも参考になります。

比較表

違いを一目で見比べられるよう、表にしています。