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海外在住で使う日本の書類一覧｜サイン証明・在留証明・委任状の取り方と有効期限

海外在住の日本人が日本の手続きで使う書類の一覧です。サイン証明・在留証明・委任状・戸籍・附票の取り方、費用、有効期限、郵送の可否を表にし、提出先ごとの必要書類、一時帰国中の公証役場、国外転出者向けマイナンバーカードの使い道もまとめました。

公開日: 2026-10-18
最終更新日: 2026-10-18
情報確認日: 2026-10-18
出典: 17件の一次情報・公的情報

日本の役所や銀行から「印鑑証明書と住民票を送ってください」と言われても、住民票を抜いて海外に住んでいると、どちらも出せません。代わりになる書類はあります。ただ、どこで取るか、いくらかかるか、何か月以内のものが要るかは書類ごとにばらばらで、同じ書類でも提出先によって扱いが変わります。このページでは、海外在住の日本人が日本の手続きで使う書類を、書類別と提出先別の2つの表にまとめました。一時帰国中にしかできないこと、反対に一時帰国中でもできないこと、2024年5月から海外でも持てるようになったマイナンバーカードの使い道も載せています。相続の書類を提出先ごとに細かく見たい場合は海外在住の相続書類の一覧、在外公館での申請の流れは在外公館でできる証明書手続きが詳しいです。手数料と扱いは、2026年10月18日時点で各機関が公開している案内に基づいています。個別の手続きでその書類が足りるかは、提出先か専門家に確認してください。

書類別の早見表

在外公館と公証人

印鑑証明書と住民票の代わりになるのは、主に在外公館が出す署名証明と在留証明です。外務省によると、住民登録を抹消して海外に住む人は、同時に印鑑登録も抹消されます。そのため法務局や銀行は、海外に住む日本人には印鑑証明の代わりに署名証明を求めています。

署名証明には2つの形式があります。形式1は、日本から送られてきた書類に領事の前で署名し、公館の証明書と綴り合わせて割り印をするもの。形式2は、署名だけを単独で証明するものです。どちらにするかは提出先の意向によるので、公館へ行く前に提出先に聞いておきます。署名済みの書類を持って行くと、その署名を消して書き直すことになります。署名欄は空けたまま持参してください。

在留証明を申請できるのは、日本国籍を持ち、現地に3か月以上住んでいる人です。3か月未満でも、この先3か月以上住む見込みがあれば対象になります。外国籍の家族や、すでに日本国籍を離れた人は対象外です。

法務省は、住まいが公館から遠いなど領事の署名証明を取るのが難しいときは、外国の公証人が作成した署名証明を付けて登記を申請できるとしています。銀行でも同じ扱いがあり、三菱UFJ銀行の相続手続の案内では、大使館が遠方の場合は公証人が発行する署名証明書を相続届に付けるよう求めています。

在外公館・公証人で取る書類（2026年10月時点）
書類	どこで取る	費用	所要日数	有効期限の扱い	郵送・代理
署名証明（サイン証明）	住んでいる国の日本大使館・総領事館	1通邦貨1,700円相当（現地通貨の現金。オンライン申請ならクレジットカード決済も可）	公館ごとに異なる	提出先が決める。登記の申請書・委任状に付けるものは作成後3か月以内	不可。本人が公館に行き、領事の前で署名する
在留証明（住所の証明）	住んでいる国の日本大使館・総領事館	1通邦貨1,200円相当	公館ごとに異なる	提出先が決める。年金の現況届は誕生月を含めて過去6か月以内	遠隔地なら郵便で申請可。受け取りは窓口（代理人は委任状が必要）。ORRネットのオンライン申請は条件を満たせば来館不要
外国の公証人の署名証明	住んでいる国の公証人（notary）	現地の料金	現地の公証人による	提出先が決める	法務局の登記では、公館が遠いなど領事の署名証明を取りにくい場合に使える
公証役場の署名認証	日本の公証役場（一時帰国中）	委任状4,000円、契約書などの私署証書1万1,000円。外国語の文書は6,000円加算	書類を事前に公証役場に相談	提出先が決める	本人が公証人の前で署名するのが基本

市区町村の証明

戸籍証明書と戸籍の附票は、海外にいても本籍地の市区町村から取れます。郵送で請求するか、一時帰国中に窓口やコンビニで取るかで、手間と費用が変わります。手数料は市区町村が決めるため、下の表では横浜市の金額を例にしています。

海外から郵送で請求するときに困るのが、手数料の払い方です。横浜市の案内では、国外の本人が送る場合は日本円の現金を国際郵便で送ることになり、銀行振込や国際返信切手券では払えません。国際郵便為替は2020年3月27日に発行が終わりました。国内の家族が定額小為替や現金書留で手数料だけを別に送る方法もあります。

同じ横浜市の案内では、本人確認書類として、海外の住所が書かれた運転免許証や公共料金の領収書などの写しを求めています。パスポートでは住所を確認できないためです。返送先も、その書類に書かれた住所に限られます。

本籍地ごとの請求先の探し方や、行政書士に頼む場合の流れは戸籍証明書を海外から取り寄せる方法にまとめています。

市区町村で取る書類（手数料は横浜市の例）
書類	どこで取る	費用	所要日数	有効期限の扱い	郵送・代理
戸籍証明書（戸籍謄本）	本籍地の市区町村。一時帰国中は全国の市区町村の窓口でも取れる（広域交付）	1通450円。除籍謄本・改製原戸籍謄本は750円	郵送は国際郵便の往復分	提出先が決める	郵送請求できる。広域交付は本人などが窓口へ行く必要があり、郵送・代理はできない
戸籍の附票の写し（住所の履歴）	本籍地の市区町村	コンビニ交付は1通250円	郵送は国際郵便の往復分	提出先が決める	郵送請求できる。広域交付の対象外
コンビニ交付（国外転出者向けマイナンバーカード）	日本国内のコンビニなどのマルチコピー機	本籍地の市区町村の手数料	本籍地への利用登録が先（神戸市は開庁日で3〜5日）	提出先が決める	一時帰国中に本人が操作する。取れるのは戸籍証明書と戸籍の附票の写しで、住民票の写しと印鑑登録証明書は取れない

有効期限の考え方

期限を決めるのは提出先

「サイン証明の有効期限は何か月ですか」とよく聞かれますが、期限は証明書そのものではなく、提出先の決まりで決まります。法令に書かれているもの、機関の案内で決まっているもの、各社に任されているものがあり、数え方も違います。

不動産登記令の「作成後3か月以内」は、証明書が作られた日から数えます。署名証明で代える場合にどの日付を見るかは、出す前に法務局か司法書士に確認してください。

日本の家族が書類の文面を整えるのに時間がかかり、公館で署名してから提出までに3か月を過ぎると、取り直しになります。期限のある書類は最後にまとめて取る、と覚えておくと失敗が減ります。

期限が決まっている主な場面
場面	期限	根拠
登記の申請書・委任状に付ける印鑑証明書（海外在住は署名証明）	作成後3か月以内	不動産登記令16条3項・18条3項
年金の現況届に付ける在留証明	誕生月を含めて過去6か月以内に証明を受けたもの	日本年金機構の案内
公証役場で本人確認に使う印鑑登録証明書	発行後3か月以内	日本公証人連合会の案内
銀行・証券会社の相続手続	各社が決める	各社の相続手続の案内
家庭裁判所への相続放棄の申述	相続の開始を知った時から3か月以内（書類の期限とは別の、手続きの期限）	民法（裁判所の案内）

取る順番

期限切れと取り直しを避けるには、取る順番を決めてから動きます。一般的には次の順です。

相続人が別々の国に住んでいるときは、全員の署名証明がそろうまでに、先に取った人の分が期限を過ぎることがあります。公館に行く日をできるだけ近づけてください。

提出先に、受け付ける書類の種類、署名証明の形式（形式1か形式2か）、期限、原本が必要かを聞く
戸籍証明書を先に集める（郵送の往復に時間がかかるため）
日本側で遺産分割協議書や委任状の文面を固め、署名欄を空けたまま海外に送る
公館を予約し、署名証明と在留証明を同じ日にまとめて取る
原本を日本に送り、提出先に出す

提出先別の必要書類

提出先ごとの一覧

同じ書類でも、提出先によって求められる組み合わせが違います。主な6つの提出先で、海外在住の人がよく求められるものを並べました。銀行・証券会社と市区町村は各社・各自治体が決めている部分が多いので、表は出発点として使い、最後は提出先の案内で確かめてください。

銀行の欄は三菱UFJ銀行の案内を例にしています。同行は、日本国籍の相続人が海外にいる場合、居住地の大使館・領事館で発行される在留証明書と署名証明書を相続届に付けるよう案内しています。署名証明は本人が公館に出向く必要があり、日本に帰国中ならパスポートを持って来店する方法も示しています。ほかの銀行の扱いは、それぞれの相続手続の案内で確認してください。

相続放棄は、親に借金がある場合などに使う手続きで、申述先は親の最後の住所地の家庭裁判所です。3か月で財産の状況がつかめないときは、期間を延ばす申立てができます。戸籍を海外から取り寄せるには時間がかかるので、放棄を考えるなら早めに動いてください。

親が亡くなった直後の届出の順番は親が日本で死亡したときの手続きで、相続登記の書類と相続人申告登記は海外在住の相続書類の一覧で説明しています。

提出先ごとに求められやすい書類
提出先	主な手続き	印鑑証明の代わり	住所の証明	戸籍など	気をつける点
法務局	相続登記、相続人申告登記	署名証明（公館が遠ければ外国の公証人の署名証明）	在留証明など	親の出生から死亡までの戸籍、相続人の戸籍	申請書・委任状に付ける証明は作成後3か月以内
銀行	預金の相続手続	署名証明（帰国中ならパスポートを持って来店すれば手続きできる銀行もある）	在留証明	戸籍、各行の相続届	期限と様式は各行の案内による
証券会社	株式・投資信託の相続	署名証明を受け付けるかは各社による	各社の案内による	戸籍、各社の相続手続の書類	海外在住のまま相続人名義の口座を持てるかを先に聞く
日本年金機構・年金事務所	海外に住む受給者の現況届	なし	在留証明（外国籍の人は自国の住民票に相当する書類など）	なし	誕生月を含めて過去6か月以内の証明。マイナンバーカードがあればe-Govで提出できる
市区町村	戸籍・附票の請求、親が亡くなったあとの届出	自治体の様式の委任状	住所が書かれた本人確認書類の写し	なし	手数料の払い方と返送先は自治体ごとに違う
家庭裁判所	相続放棄の申述	なし	なし	親の住民票除票または戸籍附票、申述する人の戸籍謄本、親の死亡の記載のある戸籍	相続の開始を知った時から3か月以内。収入印紙800円分と郵便切手が要る

委任状の扱い

委任状は、どこかで発行してもらう書類ではなく、本人が作る書類です。日本に住んでいれば実印を押して印鑑証明書を付けますが、海外在住なら、署名証明を付けるか、公証人の認証を受けて本人の署名だと示します。

提出先に専用の様式があれば、それを使います。日本公証人連合会は、委任する内容を具体的に書くことを求めていて、白紙委任状は認めていません。

代理でできることの範囲、銀行・役所ごとの違い、コピーやPDFの扱いは海外在住家族の委任状ガイドで詳しく説明しています。

一時帰国中にできること

公証役場で署名認証

一時帰国の予定があれば、日本の公証役場で書類の署名を認証してもらえます。日本公証人連合会によると、私署証書の認証は、文書の署名や記名押印が本人のものであることを公証人が証明するものです。内容が正しいことまでは証明しません。

海外在住で印鑑登録がない人は、パスポートと認印の組み合わせを使うことになります。書類の種類によっては本人確認の方法が限られることもあるので、国外転出者向けのマイナンバーカードを使えるかも含め、予約のときに公証役場に聞いてください。

帰国前に、提出先に「公証人の認証で足りるか」を確認する（受け付けるかは提出先ごとに違う）
公証役場に連絡し、認証を受ける書類を事前に見てもらう
本人確認書類を用意する。日本公証人連合会の案内では、印鑑登録証明書と実印のほか、運転免許証・マイナンバーカード・パスポートのいずれかと認印でもよい
署名欄は空けておき、公証人の前で署名する（面前での認証）
手数料を払う。委任状は4,000円、契約書などの私署証書は1万1,000円、宣誓認証は1万1,000円。外国語の文書は6,000円が加算される

日本では取れない書類

在留証明は在外公館だけが発行する証明書です。外務省は、東京・大阪の外務省でも扱っておらず、一時帰国中に日本で在留証明を取ることはできないとしています。署名証明も、住んでいる国の公館で領事の前で署名して受け取ります。帰国前に取っておく必要があります。

一時帰国中に年金の現況届の期限が来て、在留証明を付けられない場合の方法もあります。日本年金機構は、パスポートや戸籍抄本など本人確認・健在確認ができる書類を持って、近くの年金事務所に行くよう案内しています。

帰国後に、海外に住んでいたことを証明する必要が出たときは、現地の公的機関が出した納税証明書、公共料金の領収書、現地の運転免許証などを提出先に見せて相談します。何を在留証明の代わりとして認めるかは提出先が判断する、と外務省は説明しています。

限られた帰国日数で何を片づけるかの考え方は、遠距離介護の一時帰国の決め方も参考になります。

オンラインで取る

在外公館のe-証明書

2025年5月27日から、オンライン在留届（ORRネット）で証明を申請すると、紙の証明書を窓口で受け取るか、電子化した証明書（e-証明書）をオンラインで受け取るかを選べるようになりました。e-証明書を選べば、公館の窓口に一度も行かずに受け取れます。イランとロシアにある公館は対象外です。

e-証明書にできる証明の種類は公館ごとに違います。外務省は、提出先によってはe-証明書やそれを印刷したものを受け付けず、紙の証明書を求めることがあるとして、申請前に提出先に確認するよう勧めています。

公館で証明を申請するときに求められる戸籍謄本は、2025年3月24日から電子戸籍パスで代えられるようになりました。日本の家族に戸籍謄本を郵送してもらう往復が要らなくなります。

ORRネットからオンラインで申請する
手数料をクレジットカードで払う
戸籍謄本の原本が要る証明では、電子戸籍パス（戸籍電子証明書提供用識別符号）を入力する

マイナンバーカード

2024年5月27日から、日本国籍の人は国外に転出したあともマイナンバーカードを使い続けられるようになりました。有効なカードを持っている人は、国外転出予定日の前日までに市区町村で切替の手続きをします。手続きをしないまま出国すると、カードは国外転出予定日に失効します。

すでに海外に住んでいてカードを持っていない人も、2015年10月5日以降に国外転出していれば、国外転出者向けのカードを申請できます。申請と受け取りの方法はマイナンバーカード総合サイトに載っています。親のカードの代理手続きや、海外にいる子自身のカードについてはマイナンバーカードの手続きを海外在住家族が代理でするにはを読んでください。

書類の面で役に立つ使い道は2つです。1つは、一時帰国中にコンビニのマルチコピー機で戸籍証明書と戸籍の附票の写しを取れること。本籍地の市区町村への事前の利用登録が必要で、神戸市の案内では登録まで開庁日で3〜5日かかります。もう1つは、日本年金機構の現況届をe-Gov電子申請で出せることです。

住民登録がないので、カードがあっても住民票の写しと印鑑登録証明書は取れません。カードをなくしたときは、国外転出者向けの専用ダイヤル（03-6734-0170、24時間受付、国際通話料がかかる）で一時停止を頼めます。

相続登記の期限

2027年3月31日

相続登記の申請は、2024年4月1日から義務になりました。不動産を相続で取得した人は、相続の開始と取得を知った日から3年以内に登記を申請しなければなりません。2024年4月1日より前に始まった相続でも、登記をしていなければ対象で、期限は2027年3月31日です。取得を知ったのが2024年4月以降なら、その日から3年以内になります。正当な理由なく申請しないと、10万円以下の過料の対象になります。

海外在住の相続人がいると、戸籍の郵送、協議書の国際郵送、公館での署名証明と、往復に時間のかかる工程が重なります。2027年3月31日までに登記を済ませるには、公館の予約と郵便の日数を見込んで逆算し、戸籍の収集から始めてください。

遺産分割がまとまらないときに使える相続人申告登記や、親名義の不動産を一覧で確認できる所有不動産記録証明制度は、海外在住の相続書類の一覧で説明しています。登記の書類で足りるかの判断は、司法書士に相談してください。

よくある質問

サイン証明（署名証明）そのものに有効期限は書かれていますか？

外務省の在外公館における証明の案内には、署名証明の有効期限の定めはありません。何か月以内のものが要るかは提出先が決めます。たとえば登記の申請書や委任状に付ける印鑑証明書は、不動産登記令で作成後3か月以内とされています。取る前に提出先に期限を確認してください。

公証役場で署名の認証を受けるとき、印鑑登録のない海外在住者は本人確認に何を持って行けばよいですか？

日本公証人連合会の案内では、本人が公証役場に行く場合、印鑑登録証明書と実印のほかに、運転免許証・マイナンバーカード・パスポートのいずれかと認印の組み合わせでも本人確認ができます。印鑑登録がなければパスポートと認印が現実的です。書類の種類によって使える資料が限られることもあるので、予約のときに確認してください。

国外転出者向けのマイナンバーカードで、コンビニから住民票や印鑑証明書を印刷できますか？

住民登録がないため、住民票の写しと印鑑登録証明書は取れません。本籍地の市区町村がコンビニ交付に対応していて、事前に利用登録をしていれば、一時帰国中に戸籍証明書と戸籍の附票の写しを取れます。

大使館の窓口に行かずに在留証明を受け取る方法はありますか？

ORRネットでオンライン申請し、手数料をクレジットカードで払えば、e-証明書をオンラインで受け取れます。2025年5月27日からの仕組みで、イランとロシアの公館は対象外です。対象の証明は公館ごとに違い、提出先が紙の証明書を求めることもあるので、申請前に提出先に確認してください。

海外に住む相続人が家庭裁判所に相続放棄を申し立てるとき、どんな書類が要りますか？

裁判所の案内では、相続放棄の申述書、親の住民票除票または戸籍附票、申述する人の戸籍謄本、親の死亡の記載のある戸籍謄本などが標準的な添付書類です。費用は申述人1人につき収入印紙800円分と連絡用の郵便切手です。期限は相続の開始を知った時から3か月以内で、申述先は親の最後の住所地の家庭裁判所です。

ご家族からの相談

市区町村の窓口への問い合わせ、事業者の比較、受診の準備、離れて暮らすご家族への報告まで、日本側の段取りを引き受けます。状況がまとまっていない段階でも構いません。原則2営業日以内にお返事します。

家族として相談する

一次情報・公的情報

本文は下記の17件の一次情報・公的情報を確認して書いています。制度・費用・窓口の情報は自治体や時期で変わるため、最終判断の前に必ずリンク先の公式情報を確認してください。最終確認日: 2026-10-18.

この記事について

この記事は一般的な説明で、医療・法律・介護の個別アドバイスではありません。Japan Care Conciergeは、1999年設立の社会福祉法人伸こう福祉会の介護サービスで培った知見をもとに運営しています。同法人は神奈川県でクロスハートの名称で高齢者向け施設・サービスを展開しています。施設・事業者から紹介料は受け取らず、医療行為・診断・緊急対応・直接介護も行いません。介護保険の保険者は全国に1,559あり、認定にかかる日数も運用も保険者ごとに違うので、個別の可否はお住まいの市区町村の介護保険課か地域包括支援センターでご確認ください。公開日・更新日は実際の日付です。記事の作成・出典・修正の方針は編集方針をご覧ください。